Menu Mailing
Tentu
saat ini kita sudah tidak asing lagi dengan yang namanya surat
digital, surat masal, ataupun surat undangan masal. tapi....!!!
Bagaimana membuatnya? Pada
Ms. Office Word ada 1 menu yang khusus untuk membuat surat
masal, yaitu dimana isi surat sama tetapi tujuan dan kepeluan
bisa dibuat berbeda pada saat dicetak. Ok
sekarang kita akan belajar tentang pembuatan surat masal
dengan
tools MAILING.
Pada
menu mailing terdapat sub menu yaitu Create, Start Mail Merge,
Write & Insert Fild, Preview dan Finish.
-
Create; Digunakan untuk memulai dalam proses pembuatan
surat masal, yaitu apa yang mau
kita buat apakah alamat surat amplop/label.
Envelopes ; Untuk membuat alamat surat
pada halaman depan
amplop.
Delivery address ; Di gunakan untuk menuliskan
alamat tujuan.
Return address; Digunakan
untuk menuliskan alamat pengirim.
Preview;
Digunakan untuk menampilkan hasil sementara.
Feed; Digunakan
untuk menunjukkan posisi amplop pada
printer.
Print; Digunakan
untuk mencetak hasil editing.
Add to Document; Digunakan
untuk menabahkan layouts
delivery dan return address pada dokumen,
sehingga
kita bisa dengan mudah menuliskan alamat.
Options; Digunakana
untuk mengatur ukuran amplop dan
posisi cetak/print options.
Pada form ini akan ada bebrapa
tools options, yaitu: Envelope Option; Digunakan untuk
mengatur ukuran amplop (envelope
size), mengatur jenis huruf
(font) dan mengatur jarak teks
alamat dari sebelah kiri dan atas.
Printing Options; Digunakan untuk
mengatur posisi amplop pada printer apakah tidur / Landscape dan berdiri/potraid.
Face up; Digunakan
untuk mencetak
alamat pada bagian depan
amplop.
Face Down; Digunakan
untuk mencetak alamat pada bagian
belakang amplop.
Clockwise rotation; Digunakan untuk memutar posisi alamat
penerima dan alamat pengirim, hasilnya bisa dilihat
pada tabel Feed Method diatasnya.
Reset; Digunakan
untuk mengembalikan ke setingan default.
-
Start Mail Merge; Digunakan untuk memilih jenis surat
masal yang akan kita buat, yaitu:
Latters; Untuk
membuat surat/laporan.
E-mail Messages; Untuk
membuat surat
elektronik/email.
Envelopes; Untuk
menulis alamat pada amplop.
Labels; Untuk
membuat label/kop surat.
Directory; Untuk
membuat catatan.
Normal Word Document; Untuk mengembalikan ke posisi normal/ke
halaman kerja ms. word.
Step by step mail merge wizard; Untuk membuat surat masal dengan
urutan yang lebih panjang tetapi lebih efektif karena banyak
tools baru yang sangat membantu.
Kalau
kita menggunakan tools ini maka langkah-langkah pembuatanya
adalah sebagai berikut:
1.
Pada saat kita klik tool Step by Step....maka
akan muncul di sebelah kanan layar
kerja tools Mail Merge.
2.
Pilih Jenis Surat yang mau kita buat (Letters,
Email.., Envelopes, Labels, Directory)
kemudian klik Next Starting Document.
3.
Pilih permulaan dokumen yang mau kita
gunakan, apakah;
-
Use the Current document; Digunakan
untuk mengambil isian surat
dari file umum/ data
yang sedang kita buat, kemudian klik Next
Select Recipients
-
Start from a template; Digunakan untuk membuat surat masal dengan menggunakan
template yang sudah disedakan
sama ms. office.
-
Start from exiting document; Memulai surat masal dengan
menggunakan master dokumen yang perna dibuat
sebelumnya.
Kemudian
klik Next Select Recipents;
1.
mengunakan Use the current... maka akan muncul tiga
options yaitu:
-
Use an Existing list; menggunakan data yang pernah
dibaut sebelumnya.
-
Select from Outlook... ; menggunakan data yang diambil
dari outlook.
-
Type a new list; yaitu dengan membuat data baru
2.
Menggunakan Start from a template maka akan muncul
form template maka kita akan disediakan
menubar:
General; untuk
memilih jenis
dokumen
Access database...; untuk
memilih jenis database.
Letters; untuk
memilih model/template surat.
Other Documents; untuk
membat dokumen lain.
Report; untuk
memilih model laporan.
Resumes; untuk
membuat resume.
3.
Menggunakan Start
fromexisting document;
maka kita akan langsung di arahkan untuk menentukan
file mana yang
akan digunakan pada
drive/explorer. Kemudian
klik next Recipients. Jika
menggunakan masukan data dari Type a New List maka
pada saat kita klik Next Write Your Letter akan mencul
form New Address List, yang sudah berisikan data-data
yang harus kita isi, tetapi data-data tersebut bisa
kita edit untuk menyesuaikan dengan kebutuhan kita.
Tools pada form ini sangat
sederhana yaitu
New Entry ; untuk menambahkan
data baris.
Delete
Entry; untuk menghapus
data baris.
Find;
Untuk melihat data baris yang sudah dibuat.
Customize
Columns; untuk mengubah data kolom.
saat
kita klik tools tersebut maka akan muncul form Customize
address list.
Add; untuk
menambahkan data
Delete; untuk
menghapus data
Rename; Untuk
mengubah nama
data/rename
Move up; Untuk
melihat data ke atas
Move down; untuk
melihat data ke
bawah
Setelah
kita mengisi data pada form New Address list maka
klik ok, kemudian simpan, setelah kita save maka akan
muncul form Mail Merge Recipents yang berisi data
yang sudah kita buat tadi, pada form ini kita bisa melakukan
sort, filter, melihat data yang sama, melihat data
penerima dan melakukan validasi terhadap file database
tersebut, kemudian klik ok jika database sudah
valid.
Setelah
database isi alamat sudah kita buat sekarang saatnya
menggabungkan dengan dokumen induk
dengan
cara letakkan kursor pada tempat dimana database
tersebut akan diletakkan, kemudian klik tools Insert
Merge Field kemudian klik sesuai dengan kebutuhan.
Kalau
kita menggunakan Ms. Office 2016 untuk membuat
data masukan/recipients cukup klik tools
Select
Recipients kemudian pilih tipe masukanya. Setelah
semua database sudah kita
gabungkan dengan data induk
maka selanjutnya kita bisa lihat
hasilnya sebelum kita cetak dengan
cara klik tools Preview Results.
Untuk
melihat hasil lainya maka kita bisa
klik tools Next Record (tombol Play),
semoga bermanfaat
baca juga : mengenal menu design pada ms word 2016
.jpg)
.jpg)